"Hot desking" ifadesi, çalışanın artık belirli bir masaya sahip olmadığı ve her gün farklı bir masaya geçebileceği çalışma alanının yeniden tasarlanması anlamına gelir. Amaç, daha akıcı bir iletişim ile esnek ve işbirliğine dayalı bir atmosfer yaratmaktır. Bu yöntem, salgının getirdiği zor çalışma koşulları nedeniyle bazı firmalarda popülerlik kazanmaya başlamıştır.

Masa rezervasyon yazılımı yardımıyla esnek bir oturma düzeni olan hot desking kullanılarak bir masa ayırtılabilir ve gün içinde herhangi bir anda kullanılabilir. Hot desking genellikle kısa süreli ve talebe dayalı olduğu için, hot desk rezervasyonu yapan kişiler bunu genellikle ihtiyaca göre yaparlar. Hot desking çözümleriyle, sahip olduğunuz çalışma alanı miktarını en üst düzeye çıkarırken, çalışanlara sahada nasıl, nerede ve kiminle çalışacakları konusunda özgürlük sağlayabilirsiniz.

Hot Desking Nasıl Uygulanır?

Hot desking uygulaması zor olsa da, yararlanabileceğiniz bazı kullanışlı teknikler bulunmaktadır. İşte başlamadan önce düşünmeniz gereken altı şey;

• Değişimin Üstesinden Gelin: Hot desking'i benimserseniz şirketiniz önemli bir kültürel değişim geçirebilir. Ancak çalışanlarınıza bu politikanın nasıl oluşturulacağı konusunda söz hakkı verirseniz, bunu destekleme olasılıkları daha yüksek olacaktır. Desteklerini almak için hot desking'in avantajlarını açıkça belirtin. Çalışma hayatlarını nasıl etkileyeceği ve nasıl işleyeceği konusunda net olun. Geri bildirim isteyerek, onlara endişelerini ve genel durumlarını önemsediğinizi gösterebilirsiniz.
• Teknolojiyi Kabul Edin: Hot desking'in başarılı olabilmesi için gerekli teknolojinin mevcut olması gerekir. Skype, Yammer ve Slack gibi mesajlaşma programlarının yanı sıra Microsoft'un Office 365 ve Google'ın Google Workspace gibi bulut tabanlı teknolojilerin kullanımı, "gerçek zamanlı" olarak çevrim içi etkileşim kurmanın en iyi yollarından biridir.
• "Hoteling" ve "Zoning"i Deneyin: Hot desking’in "Hoteling" olarak bilinen çeşidi, kullanıcıların çalışma yerlerini önceden ayırmalarını sağlar. Bu, sandalyeler için günlük izdihamı önler ve hot desking'in avantajlarını güvence altına alır. Condeco ve OfficeSpace, masa rezervasyonu çözümleri sunan iki hot desk rezervasyon yazılımı aracıdır. Ekip üyelerinin iş birliği yapabileceği alanları "Zoning" yaparak belirleyebilir ve toplantı odalarını değiştirebilirsiniz. Bu düzenleme kalıcı olabileceği gibi belirli amaçlar için geçici de olabilir.
• Çalışanların Kendi Alanlarına Sahip Olmalarına İzin Verin: Hot desking bazı çalışanlar için zor olabilir çünkü artık çalışma yerlerini kişiselleştiremeyebilirler. Bu nedenle, kendilerini bir şeylerin "sahibi" gibi hissetmelerini sağlayacak alternatif yollar arayın. Çalışanlar, eşyalarını çalışma yerlerinden masaya taşımayı pratik bulmayabilir. Ancak pratikse, çalışanların bu eşyalarını saklayabilecekleri dolaplar sunun.
• Masaları Düzenli ve Temiz Tutun: Yarın orada çalışmayacaklarını bildikleri için, bazı kişiler hot desking kullanıldığında çalışma yerlerini düzenli tutmak için daha fazla motivasyona ihtiyaç duyabilir. Bunu önlemek için herkesin masalarını temiz bırakarak günü bitirmesi gerektiğini açıkça belirtin, ki bu da hot desk tabelaları ile yapılabilir. Kişisel dosyalar silinmeli ve kişisel eşyalar eve götürülmeli ya da kilit altında tutulmalıdır.
• Çalışma Masası Politikanızı Kullanılabilir Hale Getirin: Herkesin şirketinizde hot desk'in nasıl işleyeceğinden haberdar olmasını sağlamak için kararlarınızı bir politika belgesine dökmek ve bunu şirket genelinde dağıtmak iyi bir fikirdir. Metni kısa ve anlaşılır tutun. Önce politikalarınızın parametrelerini ana hatlarıyla belirtin.

Bunlar ofisinizde hot desking'i uygulamanın kolay yollarıdır. Ancak, daha ulaşılabilir ve erişilebilir olan daha kolay bir yol var, Hybee. Hybee ile masalarınızı ve çalışma alanlarınızı yönetebilir ve rezerve edebilirsiniz. Boşa harcanan alanı ve gereksiz odayı ortadan kaldırarak çalışma alanınızı optimize edebilirsiniz.

Hot Desk Rezervasyon Yazılım Ürünleri

Masa rezervasyonlarını yönetmek, sıcak masa sisteminin ana sorunlarından biridir. Bu, özellikle çalışanların boş bir masa aramak zorunda kalacağı daha önde gelen kuruluşlar için geçerlidir. Bu sistemin çalışması için hot desking çözümleri mevcuttur. İşte masa rezervasyonu çözümleri için bazı ürünler;

1. OfficeSpace: : Bu ürün, masa rezervasyonunun yanı sıra taşınma yönetimi, konferans odası yönetimi yazılımı ve iş emri talep yönetimi gibi seçenekler de sunuyor. Hot desking, hoteling, sensör tabanlı ad hoc masa check-in, izinle değişen komşuluklar, temassız check-in, Slack entegrasyonu ve analitik, masa seçeneklerinden sadece birkaçı.
2. Condeco: Condeco ile kullanıcılar iş yerlerine çevrim içi, Microsoft Outlook veya mobil uygulamalar aracılığıyla erişebilir. Çalışma alanlarının bulunabilmesi için görsel bir kat planı görünümü sağlar. Sabit, hareketli ve rezerve edilebilir masaların yanı sıra toplantı odası yöneticileri de dahil olmak üzere bölgeler ve ekipler içerir, masa ekranları ve kiosklar gibi donanımları destekler ve rezervasyon yapan diğer çalışanların bulunmasını sağlar.
3. Robin: Bu, masa rezervasyonu seçeneği, konferans odası planlaması ve alan yönetimi özelliklerini içeren bir işyeri deneyimi yazılım platformudur. Masalar bir haritadan yönetilebilir ve bir ofisin çeşitli bölgelerine erişim iş yeri politikalarına göre kısıtlanabilir. Özellikleri arasında koltuk atamaları, sürükle ve bırak haritaları, mobil işlevsellik, hot desking ve hoteling ve olanaklar veya alan türü için filtreli arama araçları bulunmaktadır.
4. Space Connect: Space Connect, değişim toplantı odalarını ve ziyaretçileri yönetmek için bir platformun parçası olarak masa yönetimini içerir. Kullanıcılar, konferans odası yazılımına sahip bir mobil uygulama kullanarak boş masaları arayabilir ve rezerve edebilir veya ofis içindeki boş çalışma yerlerine check-in yapabilir. Masa ve iş arkadaşı yön bulma, yerleştirme istasyonları veya sensörler aracılığıyla pasif masa giriş / çıkış ve masa kullanım veri analizi özellikleri bulunur.
5. Envoy Desks: Hot-desking, hoteling ve kalıcı masa atamaları dahil olmak üzere çok çeşitli masa rezervasyonu seçenekleri sunar. Çalışanlar, organizasyon, ekip veya projeye göre iş arkadaşlarının yanında oturmak için toplantı odası yöneticileri de dahil olmak üzere ekip çevrelerini seçebilirler. Diğer özellikleri arasında masa kullanım ölçümleri, etkileşimli çalışma alanı haritaları ve personelin kullanılmadığında masasını boşaltmasına olanak tanıyan bir seçenek yer alır.

Tüm bu yazılımlarla hot desking sisteminizi yönetebileceğinizi söylemek doğru olur. Bununla birlikte, Hybee'nin ofis gününüzü planlama ve koltuğunuzu ayırma konusunda sunabileceği daha pek çok şey var. Sistematik planlama söz konusu olduğunda, Hybee kullanabileceğiniz en iyi çözümlerden biridir. Hybee'yi kullanarak zamanınızı ve masanızı yönetebilir, hatta programınızı, ulaşımınızı veya yemek tercihlerinizi bile düzenleyebilirsiniz. Ancak en iyisi, Hybee ile günlük istatistiklerinizi izleyebilmenizdir. Yani diyebiliriz ki, konu israf etmemek olduğunda Hybee'yi seçebilirsiniz, böylece diğer yazılımlarla da zamanınızı boşa harcamamış olursunuz.