Modern ve esnek ofis tasarımları, genellikle hot desking’i içerir. Hot desking, fiziksel alanınızın potansiyelini ortaya çıkarır ve günümüzün akıllı iş yerleri dünyasında daha dinamik bir çalışma tarzını örneklendirir. Çalışanlara nerede ve ne kadar süreyle oturacakları konusunda esneklik sağlayan bir çalışma alanı düzenlemesidir. Hot deskler; alan optimizasyonu, çalışan iş birliği ve esneklik gibi konuları kalıcı olarak atanmış masalardan daha etkin bir şekilde değerlendirmenize olanak tanır.

Hot desking uygulaması bir süredir mevcut. Ancak, masa ayırtma çözümleri zaman içinde nasıl gelişti ve değişti? Pandemiden önce hot desking, çalışanlar bir yer bulmak için koşuştururken güne başlamanın zor bir yolu olarak biliniyordu. Şu anda ise sıklıkla tercih edilen bir oturma seçeneği olarak görülüyor. İnsanlar artık çalışmalarını en iyi şekilde nerede yapacaklarına karar verirken hot desk rezervasyon programı sayesinde daha fazla seçeneğe sahip.

Bugün iki monitöre mi ihtiyacınız var? İhtiyacınız olan özelliklere sahip bir masa ayırtın. İş arkadaşlarınızla tercih ettiğiniz masada mı çalışmak istiyorsunuz? Tamamdır! Sadece birkaç saatliğine bir masaya mı ihtiyacınız var? Endişelenmeyin! Çalışanlar, Hybee gibi bir hot desking uygulaması aracılığıyla hot desking araçları kullanarak ihtiyaç duydukları olanaklara sahip bir masa ayırtabilirler. Sonrasında ise o gün için ayrılan masalarda çalışırlar. Sahada geçirmeyi planladıkları ek günler için yeniden rezervasyon yapmaya veya masanın ayrıldığı tarihi değiştirmeye karar verebilirler.

Hot Desking'in Avantajları

Hot desking, çalışanların atanmış masalara sahip olmadığı, bunun yerine ofisteki mevcut herhangi bir masayı veya çalışma alanını “ilk gelen ilk alır” esasına göre kullandığı esnek bir çalışma düzenlemesidir. Hibrit veya uzaktan çalışma ortamları söz konusu olduğunda hot desking'in birçok avantajı vardır. Bu avantajlardan bazılarını aşağıda sıraladık:

• Artan esneklik: Hot desk rezervasyon programı, çalışanların talep üzerine bir çalışma alanı rezerve etmelerini sağlayarak kendilerine en uygun yer ve zamanda çalışmalarına olanak tanır. Ayrıca hot desking sistemi, personellerin çalışma alanları ve çalışma programları üzerinde daha fazla kontrole sahip olmalarını sağlayarak iş memnuniyetinin ve çalışanların işe olan bağlılığının artmasını sağlayabilir. Çalışanlar kendi çalışma tarzlarına uygun bir çalışma alanı seçebildiklerinde muhtemelen daha üretken ve işe bağlı olacaklardır.
• Maliyet tasarrufu: Şirketler, ortak çalışma alanlarının kullanımını en üst düzeye çıkarıp kullanılmayan ofis alanı miktarını azaltarak emlak maliyetlerini düşürebilir. Hot desking çözümleri, şirketleri ofis alanlarını optimize etme ve paylaşılan çalışma alanlarının kullanımını en üst düzeye çıkararak gayrimenkul maliyetlerini azaltma konularında teşvik eder.
• Geliştirilmiş iş birliği: Hot desk rezervasyon uygulamaları, çalışanların ekip üyelerine yakın bir çalışma alanını kolayca bulmalarını ve rezerve etmelerini sağlayarak çalışanlar arasındaki iş birliğini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Hybee'nin yazılımı, çalışanların ekip üyelerine yakın bir çalışma alanını kolayca bulmalarını ve rezerve etmelerini sağlayarak çalışanlar arasındaki iş birliğini kolaylaştırır.
• Daha iyi alan kullanımı: Şirketler hot desk rezervasyon sistemi kullanarak ofis alanlarının nasıl kullanıldığını daha iyi anlayabilir ve buna göre optimize ederek israfı azaltıp verimliliği artırabilir. Hot desk rezervasyon araçları, şirketlere ofis alanlarını optimize etmeleri ve paylaşılan çalışma alanlarının kullanımını en üst düzeye çıkararak gayrimenkul maliyetlerini azaltmaları için çeşitli bilgiler sağlar.
• Artan şeffaflık: Hot desk rezervasyon araçları, çalışma alanı kullanılabilirliği konusunda şeffaflık sağlayarak çalışanların hangi masaların müsait olduğunu görmelerini sağlar ve çakışmaları veya çifte rezervasyonları önlemeye yardımcı olur. Hybee’nin masa takip sistemi ile çalışanlar işlevsel bir çalışma alanını kolayca bulabilir ve rezerve edebilir.
• Veriye dayalı karar verme: Hot desking, alanınızın nasıl kullanıldığına dair size içgörü sağlar. Böylece değişimleri tespit edebilir ve odanızı daha iyi kullanabilirsiniz. Buna ek olarak, gelecekteki gayrimenkul ihtiyaçlarınızı planlarken akıllı ve bilinçli kararlar almanıza yardımcı olacak veriler elde edersiniz.
• Artan etkinlik: Hot desk rezervasyon çözümlerinin sistemleri, çalışanların farklı zamanlarda farklı yerlerde çalışmasına olanak tanıyarak şirketlerin değişen iş ihtiyaçlarına hızla uyum sağlamasına olanak tanır. Masa rezervasyonu programının; online rezervasyon, masa müsaitlik takibi, masa özelleştirme, masa rezervasyonu ve masa paylaşımı gibi önemli özellikleri, şirketler ve çalışanlarının kullanımı için uyum sağlaması kolay hale gelir.

Gördüğünüz gibi, evden çalışıyorsanız veya hibrit bir çalışma ortamındaysanız ve iş yerinizi ayarlamakta ve optimize etmekte zorluk çekiyorsanız Hybee’den yararlanabilirsiniz. Hybee, istatistiklerinizi, takviminizi ve check-in masalarının kullanılabilirliğini izleme yeteneği de dahil olmak üzere birçok avantaja sahiptir. Artık siz de Hybee’yi kullanabilir ve işinizi kolaylaştırmaya başlayabilirsiniz.